Fünf Fallstricke der Automatisierung und wie man sie vermeidet

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Ich arbeite an der vordersten KI- und Daten-Front und habe mit vielen Leuten zu tun, die sich mit Automatisierung befassen: von denen, die die Mittel für Projekte vergeben, bis zu den Entwicklern, Programmierern und Projektmanagern, die das Ganze realisieren. Ich habe außerdem erlebt, wie Millionen Dollar für Projekte verschwendet wurden, die wenig bis gar keine Investitionsrendite bringen. Die wenigen Projekte, die erfolgreich verlaufen, können nicht über einen bestimmten Zeitraum hinaus skaliert werden. 

Interessant ist, dass man diese Probleme durch eine sorgfältige Planung und das Umgehen bestimmter Fallstricke im Automatisierungslebenszyklus hätte vermeiden können. So wie ein erfahrener Reiseleiter Wege meidet, die in eine Sackgasse führen oder nach einem Starkregen überflutet sind, können auch Sie mit ein wenig Anleitung und Unterstützung die Fallen und Fallstricke einer Automatisierungsreise umgehen.

Lernen Sie die fünf wichtigsten Fallstricke der Automatisierung kennen und erfahren Sie, was Unternehmen tun können, um diese zu vermeiden:

  1. Kultur der Automatisierung: Erschaffen Sie durch digitales Änderungsmanagement eine Kultur des kontinuierlichen Lernens. Automatisierung findet nicht in einer Reihe von Projekten statt, sondern vielmehr in einer Veränderung der Denkweise des Unternehmens. Ziel muss ein Lebensstil der Automatisierung sein. Gehen Sie bei der Planung von Automatisierungsprojekten transparent vor, kommunizieren Sie, dokumentieren Sie die Schritte und entwickeln Sie eine klare Vorstellung von den erwarteten Ergebnissen.

    Nutzen Sie außerdem das natürliche Talent von Mitarbeitern mehrerer Generationen. Führen Sie beispielsweise einen Ansatz mit Pilot und Co-Pilot ein, bei dem ein Millennial (der ein besserer Programmierer ist) mit einem Kollegen der Generation X zusammenarbeitet (der vielleicht besser durch die bürokratische Landschaft navigiert, um Veränderungen voranzutreiben). Eine weitere Möglichkeit, einen kulturellen Wandel zu erzielen, besteht darin, Automatisierungsbotschafter zu ernennen. Feiern Sie beispielsweise Automatisierungserfolge und dokumentieren Sie die Lektionen, die sie bei fehlgeschlagenen oder abgebrochenen Projekten gelernt haben. Und das Wichtigste: kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren!

  2. Entwickeln Sie die richtigen Fähigkeiten innerhalb des Unternehmens: Sobald Sie eine Automatisierungskultur geschaffen haben, konzentrieren Sie sich darauf, diese durch die Entwicklung von Fähigkeiten innerhalb des Unternehmens zu erhalten. Suchen Sie nach Kandidaten mit einer Leidenschaft für die Automatisierung und fördern Sie diese. Falls sie dienstälter sind, lassen Sie sie neue Mitarbeiter betreuen. Erstellen Sie ein Repository, in dem das Unternehmen Projekte teilt, Fachwissen verfügbar macht oder Lernsitzungen veranstaltet.

  3. Maximieren Sie den ROI durch die Auswahl der richtigen Prozesse für die Automatisierung: Die Auswahl der richtigen Prozesse für die Automatisierung ist ebenso entscheidend für den Erfolg wie die Optimierung des Prozesses für die Automatisierung. Suchen Sie nach Prozessen, die sehr repetitiv sind oder ein hohes Volumen haben, z. B. Dateneingabe- und Backoffice-Funktionen. Tappen Sie jedoch nicht die Falle, Aufgaben auszuwählen, die Mitarbeiter nicht gerne erledigen – außer wenn es sich dabei um die richtigen Prozesse handelt. Suchen Sie außerdem nach schnellen Erfolgen statt nach langen und komplizierten Projekten, wenn Sie sich erstmalig auf eine Automatisierungsreise begeben. Diese ersten Schritte und kürzere Projekte sind mit größerer Wahrscheinlichkeit schnell erfolgreich und führen so zu organisatorischem Vertrauen.

  4. Informationsinseln verbinden: Ich habe in vielen Organisationen, insbesondere in größeren, erlebt, dass ein Team, das an einem Automatisierungsprojekt arbeitet, nicht wusste, dass eine andere Gruppe an etwas Ähnlichem oder in einem konkreten Fall an derselben Aufgabe arbeitete. So hatte zum Beispiel das Finanzteam eines großen Fertigungsunternehmens ein Paket für die Automatisierung der Finanz- und Abrechnungsprozesse gekauft – außerhalb des Governance-Prozesses – und das CIO-Team hatte bei einem konkurrierenden Anbieter Software gekauft, die dieselbe Aufgabe erledigt! Das Unternehmen konnte nur einen der Lieferanten behalten. Letztlich ist das Beschaffungsteam eingesprungen, um die Situation zu bereinigen.

    Stellen Sie sich aber die Verschwendung von Zeit und Ressourcen vor! Deshalb ist es so wichtig, dass solche internen Informationsinseln verbunden werden. Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Sie einen leitenden Angestellten als Sponsor einsetzen, der wirklich dazu beitragen kann, diese Grenzen abzubauen, indem er einen robusten Governance-Prozess schafft, der solche Fehler verhindert. Erstellen Sie anschließend eine Plattform für das Teilen und Lernen – und ermutigen Sie die Benutzer, diese mithilfe verschiedener Tools, wie Fortschritts-Scorecards, Wettbewerben und Gamifizierung zu nutzen, die mit der Kultur der Automatisierung zusammenhängen.

    Automatisierungsprojekte können komplex werden. Lassen Sie in solchen Fällen ein Team das Projekt überwachen und dazu beitragen, Technologieausgaben zu optimieren, um so sicherzustellen, dass der Prozess, der automatisiert wird, dem Kunden und dem Unternehmen einen echten Mehrwert bietet.

  5. Wählen Sie die passende Technologie aus: Ein weiteres wichtiges Problem, das ich erlebt habe, betrifft die Frage „Kaufen oder entwickeln?“. Unternehmen müssen diese Entscheidung mit Bedacht treffen und dabei alle Kräfte berücksichtigen, die im Spiel sind – einschließlich der erforderlichen Investitionen, des Zeitrahmens, der technischen Schulden, der Sicherheitsbedenken und eines sich ständig verändernden Marktes. Software selbst zu entwickeln, ist eine wichtige Festlegung, die ungeachtet der Komplexität eine dicke Brieftasche und mehr Ressourcen erfordert. Wenn sich Unternehmen für den Kauf von Software entscheiden, müssen sie sicherstellen, dass diese zu ihrer Unternehmensarchitektur und ihrer Roadmap passt, einfach zu installieren ist und eine gute Unterstützung der Nutzer bietet. Nach meiner Erfahrung bildet der Kauf von Software die bessere Option, sofern Geschwindigkeit für Ihr Unternehmen wichtig ist und/oder wenn es zu teuer ist, Altsysteme zu ersetzen.

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Beitragsdatum: 02.01.2020

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