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INDUSTRIE Gesundheitswesen
LAND USA
Webseite alnmm.com

ALN transformiert seine Arbeitsabläufe bei der Verarbeitung von Ansprüchen, um den Geschäftserfolg weiter zu steigern.

Geschäftliche Anforderung

ALN war auf der Suche nach digitalen Prozessverbesserungen, die die Abläufe optimieren und die steigende Komplexität und Kosten eindämmen sollten.

Die Lösung

Das Unternehmen hat sich mit NTT DATA zusammengetan, um die Arbeitsabläufe bei der Verwaltung des Umsatzzyklus zu optimieren und so die Produktivität und betriebliche Effizienz zu steigern.

Ergebnisse

  • Wissensmanagementsystem hilft bei effizientem Forderungsmanagement
  • Die Automatisierung des Ablehnungsprozesses eliminiert die manuelle Arbeit bei 37 % der Ablehnungen vollständig und reduziert die manuelle Arbeit in den verbleibenden 63 % auf einen einzigen Schritt.
  • Die Transformation der automatischen Buchungsprüfung durch ERA reduziert Ausnahmen um fast 100 %.
  • Die Vereinfachung der Arbeitsabläufe im Forderungsprozess führte zu einer deutlichen Reduzierung von manueller Bearbeitung.
  • 30.000 verarbeitete Transaktionen pro Monat mit einer Genauigkeit von fast 100 % mithilfe von Roboterautomatisierung
Jean Dowling headshot Jean Dowling Vice President of Revenue Cycle Management,  ALN Medizinisches Management

„Durch die Zusammenarbeit haben wir enorme Fortschritte bei der Identifizierung und Beobachtung von Bereichen zur Prozessverbesserung gemacht. Unseren Kunden sind die Kosten wichtig. Sie legen aber auch Wert auf Qualität. Diese Verbesserungen stellen sicher, dass wir beides leisten können.“

Da die Kosten für die Gesundheitsversorgung weiter steigen, stellen die Kostenträger im Gesundheitswesen immer komplexere Anforderungen an die Verarbeitung von Ansprüchen. So kommt es beispielsweise häufig zu Ablehnungen von Ansprüchen durch die Kostenträger, die kostspielige Nacharbeiten nach sich ziehen und die Einnahmeerzielung behindern.

Um den Anforderungen der Kostenträger gerecht zu werden, lagern Gesundheitsdienstleister die Verarbeitung ihrer Ansprüche häufig an Unternehmen im Bereich Umsatzzyklusverwaltung (RCM) aus, die sich auf die Verwaltung von Ansprüchen und die Erhebung von Einnahmen für Patientendienste spezialisiert haben.

ALN Medical Management bietet seit 2001 Dienstleistungen im Bereich Umsatzzyklusverwaltung für niedergelassene Ärzte an. Das Ziel des Unternehmens ist es, die Einnahmen für seine Kunden aus der Ärzteschaft zu maximieren und ihnen gleichzeitig verwertbare Erkenntnisse über ihre Geschäftstätigkeit zu liefern.

Erfolg erfordert Genauigkeit und Effizienz

Der Chief Information Officer von ALN, Eliot Payson, sagt: „Die Verwaltung des Umsatzzyklus ist ein hart umkämpfter Markt. Unsere Kunden zahlen uns für die Verarbeitung eines Leistungsanspruchs in ihrem Namen eine feste Gebühr. Wir werden nicht für die Nacharbeit eines Anspruchs bezahlt, sodass unser Geschäftserfolg darauf abzielt, Ansprüche genau und effizient zu verarbeiten. Der entscheidende Punkt ist, dass wir darauf abzielen, die Arbeit gleich beim ersten Mal richtig zu machen.“

ALN evaluiert kontinuierlich seine Arbeitsabläufe bei der Verwaltung des Umsatzzyklus und strebt nach Best Practices. Zu diesem Zweck unterhält ALN eine langjährige Partnerschaft mit NTT DATA und dessen Business Process Outsourcing-Teams. Ihr gemeinsamer Weg umfasst die Entwicklung von Dienstleistungen und die Steigerung der Effizienz in vielen RCM-Workflows:

  • Entwicklung eines Wissensmanagementsystems für die Bearbeitung von Leistungsansprüchen
  • Automatisierung und Skripterstellung bei Ablehnungsprozessen
  • Optimierung der Arbeitsabläufe im Forderungsprozess (AR)
  • Verbesserung der Buchung von elektronischen Überweisungsmitteilungen (ERA)

Zentralisierte Regeln für die korrekte Einreichung von Ansprüchen

Ein notwendiger erster Schritt zur Bearbeitung eines Anspruchs und zur Vermeidung von Nacharbeit ist die Gewährleistung, dass der Anspruch zur Zahlung korrekt eingereicht wird. Das erfordert die Kenntnis der oft uneinheitlichen Regeln, die von den einzelnen Kostenträgern im Gesundheitswesen vorgegeben werden, und deren Einhaltung. In der Vergangenheit waren diese Kenntnisse bei ALN dezentral organisiert. Um den Zugriff auf diese Regeln zu optimieren, baute NTT DATA ein Wissensmanagementsystem auf, das die Regeln und ihre häufigen Änderungen zentralisiert. So können sie sowohl von ALN- als auch von NTT DATA-Mitarbeitern genutzt werden.

Jean Dowling, Vice President of Revenue Cycle Management bei ALN, sagt: „Wenn ein Kostenträger eine Regel ändert, können wir dies an einer Stelle vermerken und sicherstellen, dass es im gesamten Unternehmen kommuniziert und umgesetzt wird, sodass die Teammitglieder den Anspruch korrekt bearbeiten können. Es ist eine großartige Datenbank, die uns dabei hilft, unsere Verarbeitung von Ansprüchen voranzutreiben.“

Vereinfachter Ablehnungsprozess durch Automatisierung

Die Verwaltung von Anspruchsablehnungen ist eine der größten Herausforderungen, vor denen ein RCM-Anbieter steht, und das ist bei ALN nicht anders. ALN und NTT DATA evaluierten die ALN-Arbeitsabläufe für den Ablehnungsprozess und erkannten die Möglichkeit, durch Automatisierung viele der manuellen Schritte zu eliminieren, die für die Verarbeitung von Ablehnungen erforderlich sind. Es stellte sich außerdem heraus, dass sich durch die Automatisierung die Genauigkeit der Weiterleitung von Ablehnungen an die entsprechenden Teams innerhalb von ALN und NTT DATA verbessern würde.

Die Automatisierung der Arbeitsabläufe für den Ablehnungsprozess reduzierte die Anzahl der manuellen Bearbeitungen pro Anspruch erheblich und führte so zu einer schnelleren und genaueren Bearbeitung von Ablehnungen. Ein typisches Beispiel: In einem Monat, in dem 40.000 abgelehnte CPTs verarbeitet wurden, wurden 14.800 (37 %) davon vollständig automatisiert verarbeitet, wobei die verbleibenden 25.200 (63 %) nur eine manuelle Bearbeitung benötigten, im Vergleich zu sechs vor der Automatisierung.

Optimierte Arbeitsabläufe im Forderungsprozess

Mit der Automatisierung des Ablehnungsprozesses gingen ALN und NTT DATA einen weiteren Engpass an, um die Bearbeitung von Leistungsansprüchen weiter zu vereinfachen und zu beschleunigen: in diesem Fall Arbeitsabläufe im Forderungsprozess. Zu der Zeit wurden den Teams nach dem letzten Änderungsdatum Tickets für Ansprüche im Forderungsprozess zugewiesen und nicht nach den Fähigkeiten, die zur Lösung der Tickets erforderlich waren. Durch die Kennzeichnung jedes Anspruchs mit den Kategorien „Ablehnung“ und „Letzter Besucher“ können die Ansprüche an Teams weitergeleitet werden, die über die relevanten Fähigkeiten zur Bearbeitung von Ansprüchen verfügen, die den Kategorien entsprechen. Die Verteilung von Ansprüchen auf diese Kompetenzbereiche beschleunigte die Durchlaufzeit für Tickets im Forderungsprozess und steigerte die Produktivität und Qualität der Ergebnisse der entsprechenden Teams.

Automatische Buchungsprüfung durch ERA: Transformiert und fein abgestimmt

„In Zusammenarbeit mit NTT DATA haben wir einen dritten Bereich identifiziert, bei dem wir das Gefühl hatten, dass wir unsere Workflows erheblich verbessern könnten“, sagt Dowling. „Wir haben regelmäßig Hunderttausende automatisch verarbeitete ERA-Transaktionen pro Monat für unsere Kunden verwaltet. Etwa 40 % davon wurden falsch gebucht, und in unserem Centricity-System gab es keine Möglichkeit, sie zu identifizieren. Folglich mussten wir jede Transaktion manuell validieren, was nicht nur zeitaufwendig war, sondern auch ein Faktor für auftretende Fehler und Nacharbeit.“

ALN und NTT DATA haben einen täglichen Prozess entwickelt, bei dem Daten mit einer großen Anzahl an automatischen Buchungen durch ERA in einer Tabelle zugeordnet werden. Durch die Anwendung von Konzepten für die Zahlungsverarbeitung und Vergleichsformeln, die sie in die Tabelle codiert haben, können ALN und NTT DATA schnell die falsch verarbeiteten ERA-Transaktionen identifizieren und sie beheben. Dieser Prozess reduzierte die Anzahl der manuell zu prüfenden ERA-Transaktionen von über 280.000 pro Monat auf weniger als 1.500 (eine Reduzierung um 99,5 %).

NTT DATA hat den Workflow für die automatische Verarbeitung durch ERA um eine weitere Anpassung ergänzt. Durch die Identifizierung von fast 150 verschiedenen Buchungsproblemen konnte die Identifizierung von ERA-Ausnahmen weiter verbessert und diese Art von Ausnahmen um weitere 50 % reduziert werden.

Dowling sagt: „Diese Verbesserungen haben uns im Alltag bei der Verarbeitung von ERA-Ausnahmen eindeutig effizienter gemacht. Diese Auswirkungen sind bei unserem monatlichen Finanzabschluss noch wichtiger. Jetzt können wir uns darauf verlassen, dass wir unsere ERA-Zahlungen in der zur Verfügung stehenden Zeit verarbeiten und ausgleichen können.“

Optimiert für den Erfolg

Die optimierten Workflows, die in Zusammenarbeit mit NTT DATA entwickelt wurden, machen ALN noch erfolgreicher auf dem komplexen und wettbewerbsfähigen RCM-Markt. „Durch die Zusammenarbeit haben wir enorme Fortschritte bei der Identifizierung und Beobachtung von Bereichen zur Prozessverbesserung gemacht“, sagt Dowling. „Unseren Kunden sind die Kosten wichtig. Sie legen aber auch Wert auf Qualität. Diese Verbesserungen stellen sicher, dass wir beides leisten können.“

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