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INDUSTRIE Gesundheitsdienstleister
LAND USA
MITARBEITER 1.800
Webseite etch.com

Nach der Optimierung der Workflows im Supply Chain Management und durch den Einsatz von MEDITECH spart das East Tennessee Children's Hospital Prognosen zufolge 1,3 Mio. $ im ersten Jahr und schafft Freiräume für das Personal, die der Krankenpflege zugute kommen.

Angebotene Services: Cloud-Services Beratungsservices

Geschäftliche Anforderung

Das East Tennessee Children's Hospital hatte die Möglichkeit, ein fragmentiertes und dezentrales Supply Chain Management, das zu immensen Beständen und manuellen Ineffizienzen führte, umfassend zu reformieren.

 

Die Lösung

Das Krankenhaus bat NTT DATA Services um eine Analyse der aktuellen Prozesse des Supply Chain Management und um die Entwicklung eines zentralen und verschlankten Modells unter Einsatz von MEDITECH sowie um Hilfe bei der Umsetzung und beim Änderungsmanagement.

Ergebnisse

  • Prognostizierte Einsparungen von 1,3 Mio. $ im ersten Jahr
  • Reduzierung veralteter Bestände um nahezu 50 %
  • Reduzierung von Bestandsabweichungen um die Hälfte
  • Dem medizinischen Personal bleibt mehr Zeit für die Krankenpflege
  • Bessere Berichterstellung und höhere Transparenz
East Tennessee Children Hospital - Customer headshot Steven Godbold Vice President of Operations und Chief Operating Officer,  East Tennessee Children's Hospital

"Durch ein verschlanktes und zentralisiertes Modell, das mit Hilfe von NTT Data entwickelt wurde, konnten wir unseren laufenden Bestand von 4 auf 2,5 Mio. $ reduzieren und die Menge der veralteten Bestände halbieren."

Für das erste Jahr werden im East Tennessee Children's Hospital Einsparungen in Höhe von 1,3 Mio. $ prognostiziert. Gleichzeitig werden Freiräume für das Personal geschaffen, die der Krankenpflege zugute kommen.

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Das Management eines Krankenhausbetriebs ist äußerst komplex. Die Krankenpflege steht immer im Mittelpunkt. Die Krankenhäuser müssen jedoch auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht optimale Werte beim Einsatz der Mitarbeiter, der Geräte und der Supply Chain erzielen. Die Aufgabe wird zusätzlich durch aktuelle Zahlungsmodelle mit Fallpauschalen erschwert. Diese zwingen die Krankenhäuser dazu, kontinuierlich neue Effizienzen zu ermitteln, ohne Abstriche bei der Qualität der Krankenpflege zu machen.

Das East Tennessee Children's Hospital in Knoxville-ist ein solcher Fall. Mit 152 Betten ist es eins von vier staatlich zertifizierten regionalen Kinderkrankenhäusern, die schwerkranke Kinder aus einem Einzugsgebiet von gut 300 Kilometern behandeln. "Seit unserer Gründung um Jahr 1937 gilt bei uns, dass wir kein Kind abweisen, das behandelt werden muss", erläutert Steven Godbold, der Vice President of Operations und Chief Operating Officer. "Heute sind fast 70 Prozent unserer Patienten über TennCare Medicaid versichert. Das stellt uns vor Probleme bei der Aufrechterhaltung der hervorragenden Krankenpflege, für die wir bekannt sind."

Seit seinem ersten Arbeitstag im Jahr 2016 konzentriert sich Godbold vornehmlich auf die Frage, wie dem medizinischen Personal im Krankenhaus die beste Krankenpflege ermöglicht werden kann. Au´ßerdem muss er die Ausgaben genau im Blick behalten. Eine große Chance für Veränderungen war das Supply Chain Management. Godbold erinnert sich: "Nahezu alle Mitarbeiter konnten Material bestellen und an jedem beliebigen Ort lagern. Die Prozesse waren papierbasiert und ineffizient, denn die Bestände wurden von den einzelnen Abteilungen verwaltet."

Übermäßig hohe Bestände, geringe Transparenz

Folglich erreichten wir auch schlechte Werte bei Bestandsmengen, Umschlag und Transparenz. "Die genauen Bestandsmengen waren nicht ohne Weiteres festzustellen. Es war aber klar, dass die Bestände viel zu groß waren", erläutert Godbold. "In der Regel erfuhren wir erst zum Jahresende über die Buchhaltung, wie hoch die Bestände tatsächlich waren. Es gab keine Möglichkeit, Trends ausfindig zu machen und Performanceprobleme zu beheben. Aber wir mussten unsere Kosten für die Bestandsführung reduzieren. Jedes Jahr mussten wir abgelaufene bzw. veraltete Bestände mit einem Wert in Millionenhöhe entsorgen.

Als Partner entschied sich Godbold für NTT DATA Services. NTT DATA Services hatte im Jahr 2011 MEDITECH 6.0 im Krankenhaus installiert. NTT DATA stellte Berater mit umfassendem Know-how in den Bereichen Supply Chain Management und MEDITECH zur Verfügung. Die NTT Data-Mitarbeiter nutzten eine bewährte Methodik für die Analyse, Entwicklung und Optimierung der Supply Chain-Workflows und -Prozesse im Krankenhaus und bereitete die Organisation anschließend auf die anstehenden Veränderungen vor. Dabei wurde auch darauf geachtet, dass die Veränderungen dauerhaft umgesetzt wurden.

Die Analyse nahm sechs Wochen in Anspruch. Dabei wurden vor allem folgende Erkenntnisse zutage gefördert: Die MEDITECH-Tools zur Überwachung der Supply Chain und zur Berichterstellung wurden gar nicht oder nicht im Rahmen ihrer Möglichkeiten genutzt. Außerdem wurde festgestellt, dass die chirurgischen Eingriffe im Krankenhaus den Versicherungsgesellschaften nicht in der zulässigen Höhe in Rechnung gestellt wurden, wodurch im vorangegangenen Jahr ein Einnahmeverlust in Höhe von 500.000 $ entstand.

"Durch ein verschlanktes und zentralisiertes Modell, das mit Hilfe von NTT Data entwickelt wurde, konnten wir unseren laufenden Bestand von 4 auf 2,5 Mio. $ reduzieren und die Menge der veralteten Bestände halbieren", so Godbold. "Jetzt haben wir für Büro- und medizinisches Material einen zentralen Ort für Bestellungen und einen zentralen Ort für den Wareneingang."

Intelligente Lösungen statt Mehrbelastung

Mit den Supply-Chain-Überwachungs- und Berichtstools von MEDITECH konnte das Krankenhaus von manuellen, dezentralisierten Prozessen auf einen zentralisierten und elektronischen Prozess umsteigen. Dadurch stieg die Bestelleffizienz enorm an, und die Kosten konnten erheblich gesenkt werden. "Wir bewegen uns deutlich in Richtung eines Just-in-time-Bestandsmanagements und konnten die Kosten im ersten Jahr durch das Supply-Chain-Modell, das wir mit Hilfe von NTT DATA bereitstellen konnten, um 1,3 Mio. $ reduzieren", so Godbold. "Unsere Berichtsmöglichkeiten haben außerdem zu einer deutlich höheren Transparenz und Übersichtlichkeit geführt. Wir haben die Möglichkeit, jederzeit eine Tages- oder Monatsübersicht zu erstellen."

Zur Unterstützung des Änderungsmanagements und zur Integration der neu optimierten Prozesse in die unternehmerischen Verfahrensweisen ernannte das Krankenhaus einen der Supply-Chain-Experten von NTT Data im Gesundheitswesen zum Interimsleiter des Materialmanagements. "Unser Mitglied aus dem Supply-Chain-Optimierungsteam von NTT Data war vier Tage pro Woche vor Ort", erläutert Godbold. "Durch die enge Einbindung des NTT DATA-Experten in unser Team brannten sich die Änderungen in der gesamten Organisation ein. Das erwies sich als entscheidend für unseren Erfolg."

Insbesondere sorgt die Optimierung der Supply Chain für erstklassige Pflegeleistungen. "Mit unseren neuen verschlankten Prozessen kann sich unser Pflegeteam ganz auf die Krankenpflege konzentrieren und muss sich nicht um die Erfordernisse der Supply Chain kümmern, also etwa die Frage, wo Bestände sind oder wo Material geordert werden muss", so Godbold. "NTT DATA hat unseren Betrieb wahrhaft umgewandelt. Wir arbeiten nicht mehr, sondern intelligenter."

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