INDUSTRIE Öffentlicher Sektor
LAND Kanada
MITARBEITER 300+
Webseite calgarydropin.ca

Das Calgary Drop-In Centre verwendete Microsoft Dynamics 365 und Azure, um die Bereitstellung ihrer Human Services zu verbessern.

Angebotene Services: Microsoft Services

Geschäftliche Anforderung

Die hunderten etablierten Prozesse, mit denen das Calgary Drop-In Centre (DI) arbeitet, sind darauf ausgerichtet, höchstmögliche Betreuungsqualität zu gewährleisten. Jeder Stream wurde für eine bestimmte Aufgabe entwickelt – ob Unterkunft, Identifikation, Wartung oder Verwaltung – und verwendet Arbeitsabläufe, die an die jeweilige Situation angepasst sind.

Die Lösung

Das DI unternahm vor kurzem die ersten Schritte zur Revolutionierung dieser Prozesse, indem es alle Daten in einem Betriebsservice zusammenfasste: Microsoft Dynamics 365. Es ermöglicht Mitarbeitern, auf eine bewährte Quelle zuzugreifen, was zu fundierteren Entscheidungen und einer insgesamt besseren Organisation führt.

Ergebnisse

  • Nutzt die Stärken des CRM und anderer Dynamics-Anwendungen des DI für intelligente Anpassungen für jede Abteilung
  • Vereinfacht Triage und Planung von Wartungstickets
  • Verbessert die Sicherheit in Gebäuden durch gesundheitsbezogene Aufgaben und sofortige Benachrichtigungen
  • Bietet Mitarbeitern und Freiwilligen eine einfache Methode, Hilfe anzufordern, und organisiert die Zeit des IT-Teams

Bereitstellung von Microsoft Dynamics 365 am Calgary Drop-In Centre

Die Wahrheit ist, es gibt keine einfachen Antworten. Niemand weiß das so gut wie das Calgary Drop-In Centre (DI). Nach einer kürzlich erfolgten Umgestaltung der Agentur bleibt ihre Mission, chronische Obdachlosigkeit zu beenden und zu verhindern, weiterhin ihr bestimmendes Ziel.

Ausgehend von den Kernleistungen Unterkunft, Gesundheit, Bildung und Wohnen bietet das DI eine umfassende Unterstützung, mit der Menschen zu einem unabhängigen Leben zurückkehren können. Über 300 DI-Mitarbeiter in fünf großen Mehrzweckeinrichtungen koordinieren Aufgaben, um neue Herausforderungen rund um die Uhr zu bewältigen.

Ähnlich sind die hunderten etablierten Prozesse, mit denen das Calgary Drop-In Centre (DI) arbeitet, darauf ausgerichtet, höchstmögliche Betreuungsqualität zu gewährleisten. Für sich wurde jeder Stream für eine bestimmte Aufgabe entwickelt – ob Unterkunft, Identifikation, Wartung oder Verwaltung – und verwendet Arbeitsabläufe, die an die jeweilige Situation angepasst sind.

Das DI unternahm vor kurzem die ersten Schritte zur Revolutionierung dieser Prozesse, indem es alle Daten in einem Betriebsservice zusammenfasste: Dynamics 365. Wenn Mitarbeiter eine komplexe Entscheidung treffen müssen, können Sie mit Dynamics 365 auf eine bewährte Quelle zugreifen, was zu fundierteren Entscheidungen und einer insgesamt besseren Organisation führt.

Im Dienst für ein System der Fürsorge

Vor Kurzem erstellte die damalige Leiterin der IT, Helen Wetherley Knight, den strategischen Business-Case für die digitale Transformation. Ihre detaillierte Überprüfung förderte zutage, dass der Flickenteppich von 170 verschiedenen Systemprogrammen für das DI jährliche Produktivitätseinbußen von bis zu 2 Millionen Dollar zur Folge hatte. Diese Erkenntnis führte zu neuen Initiativen für einen optimale Überholung der Software.

Dynamics 365

Das DI entschied sich für eine Platform von Microsoft, um den Übergang zu erleichtern: verkürzte Migrationszeiten für vorhandene Daten, gute Annahme von Microsofts Benutzeroberfläche in der Belegschaft und Migration genau nach den Vorstellungen des DI dank der Azure-Cloudlösung.

Um diese umfangreiche Initiative umzusetzen, arbeitete das DI mit der örtlichen Niederlassung von NTT DATA zusammen. Ihre zertifizierten Dynamics-Experten prüften und skizzierten eine moderne Einzelinstanzumgebung mit neuen, cloudbasierten Workflows, mit denen die Probleme der Abteilungen direkt behandelt wurden.

Microsoft Dynamics 365 am Calgary Drop-In Centre

Microsoft Dynamics 365 vereinheitlicht Unternehmensdaten und dadurch auch Unternehmensabläufe. Das DI änderte sein System für jede Abteilung intelligent ab und nutzte dabei für jeden Bereich die Stärken seines CRM und anderer Dynamics-Anwendungen.

Wartung

Das DI verwaltet mehrere Zweigstellen, darunter seine Hauptunterkunft, sein Spendenzentrum und mehrere Einrichtungen für betreutes Wohnen in ganz Calgary.

In Dynamics ist die Triage und Planung von Tickets vereinfacht. Wartungsmanager verteilen die Arbeitslast der Teams bei neuen Informationen um und verwenden das Modul Field Service, um den Abschluss jedes Tickets zu bestätigen. Die Bewohner werden schnell über den Status von und den Kenntnisstand zu Ereignissen informiert und die Einrichtungen profitieren direkt von geplanten vorbeugenden Wartungsmaßnahmen und regelmäßigen Inspektionsberichten.

Gesundheit und Sicherheit

Gesundheitsbezogene Aufgaben können nun direkt an die Pflegeklinik des DI gesendet werden. Der aktuelle Status wird mit sofortigen Benachrichtigungen bestätigt, was die Gesundheitsergebnisse der Patienten verbessert. Durch Partnerschaften mit Unternehmen und Einrichtungen der höheren Bildung wurde mit signifikanten Verbesserungen der Systeme für die Zugangskontrolle die Sicherheit in den Gebäuden verbessert.

Flottenmanagement

Fünf Einrichtungen, 1,3 Millionen Mahlzeiten pro Jahr und tausende Klienten: all das bedeutet viel Fahrtzeit. Durch die Nachverfolgung und Planung der Flotte des DI mit den Modulen Scheduler und Field Service für Dynamics CRM weiß die Belegschaft, wann und wo die benötigten Transporter oder Autos zu finden sind, und sogar, ob jemand im Verzug ist. Die Lebensdauer der Fahrzeuge selbst kann ebenfalls verlängert werden, indem sichergestellt wird, dass regelmäßige Wartungstermine wahrgenommen und bei Unfällen und ähnlichen Ereignissen vorgezogen werden.

IT-Ticketmanagement

Mit dem Dynamics 365-Modell kann die Geschäftsleitung die Bearbeitung neuer Support-Tickets priorisieren. Die Zeit des IT-Teams wird somit gut organisiert, gleichzeitig erhalten Mitarbeiter und Freiwillige eine einfache Methode, um Hilfe, Anweisungen oder bei Bedarf neue Hardware anzufordern. Das System zeigt Kapitalanfragen neben den Originalgesprächen und Bewilligungen an, wodurch der Kontext jeder Anfrage klar verständlich ist.

Eine beschleunigte Zukunft

Durch laufende Entwicklungen werden noch weitere Arbeitsabläufe des DI unter Dynamics 365 zusammengefasst. Externes Klientenmanagement, Klientenbeschäftigungsdienste, Spenderverwaltung, Freiwilligendienste und Dienste für Personalabteilungen sollen eingeführt werden, um die verschiedenen Standorte des DI zu unterstützen.

Eine bessere Art, füreinander zu sorgen

Obdachlosigkeit ist ein vielschichtiges Problem. Ein Symptom isoliert zu behandeln bedeutet, das Gesamtbild nicht zu beachten und möglicherweise in dieselben Fallstricke zu geraten. Das DI hat das schon vor langer Zeit erkannt und verschreibt sich als Reaktion darauf weiterhin der Grundversorgung. So bietet es viele Programme und unterstützende Dienste für seine Klienten, die auf einer komplexen und ebenso breiten Anzahl von Verwaltungs-, Sicherheits- und Logistikabläufen fußen, die hinter den Kulissen stattfinden. Verbesserte Bereitstellungsmechanismen ermöglichen dem DI mehr zu sein, als eine Notunterkunft.

So trägt die Installation von Microsoft Dynamics 365 dazu bei, bei den umfangreichen Diensten des DI viel zu bewirken. Höhere Effizienz bei jedem Prozess kann echte Verbesserungen bei Einzelnen bedeuten. Hier sorgt das DI weiterhin dafür, dass Menschen eine dauerhafte Bleibe finden.

* Diese Fallstudie wurde ursprünglich von Sierra Systems Group Inc. verfasst. Sierra Systems Group Inc. firmiert seit dem 1. Dezember 2018 als NTT DATA Services.

Fallstudien untersuchen